Vergaderen in de buitenlucht: waarom de zomer het perfecte seizoen is

Het is lekker weer, de dagen zijn lang en het is voor veel organisaties een rustigere periode. Projecten worden afgerond, agenda’s lopen leeg en er is meer ruimte om even afstand te nemen van de dagelijkse werkdruk. Deze ruimte wordt echter zelden gebruikt voor iets waar het hele jaar vaak weinig tijd voor is: écht samen nadenken. En dat terwijl de zomer hier juist het perfecte moment voor is.

Stap uit het vaste patroon

Zodra collega’s uit de vertrouwde omgeving van het kantoor stappen, verandert de dynamiek. Frisse lucht, daglicht en een natuurlijke omgeving zorgen voor meer creativiteit en bevorderen gesprekken. Waar een vergaderzaal en de normale werkomgeving mensen in een formele modus duwt, nodigt een buitenlocatie uit tot informelere gesprekken.

In de zomer zijn de omstandigheden voor zo’n vergadering ideaal: door de zomerse temperaturen en hoeveelheid zonuren zijn mensen van nature meer ontspannen. Dat maakt het makkelijker om even uit de dagelijkse patronen te stappen en met een frisse blik vooruit te kijken.

Geen verplichting, maar een gezamenlijk moment

Een zomervergadering voelt voor velen minder als een verplichting en meer als een gezamenlijk moment. Vergaderingen op een groene vergaderlocatie blijven bovendien beter hangen. Niet alleen omdat de setting anders is, maar ook omdat mensen er bewuster naartoe gaan. Dit leidt dan ook tot meer betrokkenheid en een betere kwaliteit van gesprekken.

Hybride werken

Juist voor teams waarin het afgelopen jaar veel hybride is gewerkt, biedt zo’n dag een aanleiding om elkaar weer eens fysiek te zien. De informele momenten bij het koffiezetapparaat of op de gang zijn bij hybride werken niet meer vanzelfsprekend. Een buitenvergadering biedt de gelegenheid om gesprekken aan te gaan die online vaak blijven liggen: over de samenwerking, de richting en wat er nodig is om als team goed te blijven functioneren.

Waar moet je op letten bij het plannen van een zomervergadering?

Een buitenvergadering vraagt om iets meer voorbereiding dan een vergadering op kantoor. Een paar dingen om rekening mee te houden:

• Kies een locatie met een alternatief voor wisselvallig weer. Een mooie buitenruimte is fijn, maar een overdekt alternatief is onmisbaar in de Nederlandse zomer.
• Beperk schermen. Een buitenvergadering werkt het beste als het programma niet afhankelijk is van presentatieschermen en laptops. Probeer eens een flip-over, gesprekskaarten of maak een wandeling over het terrein.
• Combineer met een gezamenlijke activiteit. Door een korte pauze in te plannen, zorg je dat iedereen de aandacht erbij houdt en de dag productiever verloopt. Speel bijvoorbeeld een potje klompengolf, daag elkaar uit tijdens boerenspellen of versterk jullie samenwerking tijdens een workshop schapendrijven.

Door bovenstaande tips in je achterhoofd te houden tijdens het organiseren van een buitenvergadering, weet je zeker dat het een succes wordt.

Vergaderen in de zomer bij Boerderij De Boerinn

Bij Boerderij De Boerinn in Kamerik kun je zomervergaderingen zowel binnen als buiten organiseren. Op mooie dagen zijn er stretchtenten beschikbaar, en voor minder voorspelbaar weer zijn er twaalf vergaderruimtes. Wil je de dag aanvullen met een actieve break? Dan zijn er volop outdoor activiteiten om uit te kiezen, zoals kanovaren of poldersport.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jullie zomervergadering? Neem contact op via 0348 40 12 00 of vraag vrijblijvend een offerte aan.